En cumplimiento de lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012, su decreto reglamentario número 1377 de 2013, y de los estándares y normatividad internacional que establecen las reglas relativas a la recolección y tratamiento de datos personales, Fondo de Empleados Lafrancol, o la compañía, ha desarrollado las siguientes políticas para el tratamiento de datos personales.
Tipo de Información Recolectada:
Se podrá recolectar información relacionada con datos personales de las personas que tengan algún tipo de relación con la compañía. La información podrá incluir; pero no se limita, al nombre, apellidos, dirección de lugar de habitación, información del negocio, número telefónico, dirección de correo electrónico, el nombre del empleador, entre otros.
Los términos utilizados en la presente Política, con mayúscula inicial, tendrán el significado establecido en el Anexo No. 1 “Definiciones”.
I. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La protección de datos personales en el Fondo de Empleados Lafrancol estará sometida a las siguientes reglas, con base en las cuales se determinarán los procesos internos relacionados con el tratamiento de datos personales y se interpretarán de manera armónica, integral y sistemática para resolver los conflictos que se susciten en esta materia. Dichas reglas, se encuentran soportadas en principios consagrados en normas internacionales, en normatividad extranjera correspondiente a países donde Fondo de Empleados Lafrancol realiza recolección de datos personales, y en la ley colombiana y la jurisprudencia de su Corte Constitucional que ha desarrollado los derechos fundamentales vinculados a los datos de carácter personal.
Consentimiento informado o principio de Libertad.
El Tratamiento de datos personales al interior de Fondo de Empleados Lafrancol, solo puede hacerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos, tratados o divulgados sin autorización del titular, salvo mandato legal o judicial que supla el consentimiento expreso del titular.
Legalidad.
El tratamiento de datos personales es una actividad reglada, tanto en normas colombianas como en algunos de los países en los que operamos y, por ende, los procesos de negocios y destinatarios de estas normas deben sujetarse a lo que en ellas se ha dispuesto. Si por cualquier motivo esta política entrara en conflicto con alguna norma interna del país en que se capturen los datos o se realice su tratamiento, siempre primará la ley interna.
Finalidad del Dato.
El Tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima, acorde tanto con la Constitución y ley colombiana, como con los principios internacionales establecidos en este sentido y la normatividad interna de cada país donde la compañía lleva a cabo esta actividad. Dicha finalidad debe ser informada de manera concreta, precisa y previa al titular para que este exprese su consentimiento informado.
Calidad o veracidad del dato.
Los datos de carácter personal recolectados por Fondo de Empleados Lafrancol deben ser veraces, completos, exactos, comprobables, comprensibles y mantenerse actualizados. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, fraccionados, incompletos o que induzcan al error.
Transparencia.
En el Tratamiento de datos personales se garantizará el derecho del titular a obtener y conocer del responsable y/o encargado del tratamiento, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.
En la recolección de los datos personales por parte de Fondo de Empleados Lafrancol se deberá tener en cuenta la finalidad del tratamiento y/o de la base de datos; por tanto, deben ser datos adecuados, pertinentes y no excesivos ni desproporcionados en relación con la finalidad. Se prohíbe la recolección de datos personales desproporcionados en relación con la finalidad para la cual se obtienen.
Acceso y Circulación Restringida.
Los datos personales que recolecte o trate Fondo de Empleados Lafrancol serán usados por esta sociedad o sus vinculadas solo en el ámbito de la finalidad y autorización concedida por el titular del Dato Personal, por tanto, solo serán cedidos a terceros que requieran estos datos para la prestación de algún servicio a Fondo de Empleados Lafrancol que sea necesario y que tenga la misma finalidad que le esté dando Fondo de Empleados Lafrancol a dichos datos personales. El Titular con su Autorización, facultará a Fondo de Empleados Lafrancol de la misma manera, a la Transferencia y cesión de sus datos personales para las finalidades autorizadas a encargados del Tratamiento o sus vinculadas. Los datos personales bajo custodia de Fondo de Empleados Lafrancol no podrán estar disponibles en Internet o en cualquier otro medio de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable y seguro y dicho acceso tenga por objeto brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados conforme a lo dispuesto en la ley colombiana, los principios internacionales y las leyes extranjeras particulares que gobiernan la materia. Se exceptúa de lo anterior los eventos en los cuales por expresa disposición legal deba existir revelación de esos datos en medios masivos como Internet o la previa existencia de autorización por parte del titular de la información.
Temporalidad del dato.
Agotada la finalidad para la cual fue recolectado el Dato Personal, Fondo de Empleados Lafrancol deberá cesar en su uso y por ende adoptará las medidas pertinentes que aseguren su eliminación. Para tal fin, se tendrán en cuenta las obligaciones comerciales emanadas de la ley colombiana y la regulación internacional y extranjera que intervenga este escenario; conservación de libros de comercio y correspondencia del comerciante.
No obstante, en caso de considerarse necesario, los datos podrán permanecer en las Bases de Datos del Fondo de Empleados Lafrancol cuando se requieran para dar cumplimiento a un deber legal u orden judicial, así como cuando su tratamiento se limite a su conservación para fines históricos o estadísticos.
Seguridad del Dato.
Fondo de Empleados Lafrancol, en calidad de responsable o Encargado del Tratamiento de datos personales, según el caso, adoptará las medidas de seguridad físicas, tecnológicas y/o administrativas que sean necesarias para garantizar los atributos de integridad, autenticidad y confiabilidad de los datos personales. Fondo de Empleados Lafrancol, conforme la clasificación de los datos personales que realice al interior de la organización implementará las medidas de seguridad de nivel alto, medio o bajo, aplicables según el caso, con el fin de evitar la adulteración, pérdida, fuga, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Confidencialidad.
Fondo de Empleados Lafrancol y todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos de carácter personal, tienen la obligación profesional de guardar y mantener la reserva de tales datos, salvo las excepciones legales. Esta obligación subsiste aun después de finalizada la relación que dio origen a la recolección y tratamiento del dato. Fondo de Empleados Lafrancol implementará, en sus relaciones contractuales, cláusulas de protección de datos en este sentido.
Deber de Información.
Fondo de Empleados Lafrancol informará a los titulares de los datos personales el régimen de protección de datos adoptado por la organización, así como respecto de la finalidad y demás principios que regulan el tratamiento de estos datos. Así mismo, informará sobre la existencia de las Bases de Datos de carácter personal que custodie, teniendo en cuenta el ejercicio de los derechos que ostentan los titulares en la materia; tal como el Habeas Data. Adicionalmente, procediendo al registro que corresponda según la ley colombiana y lo dictado en normatividad interna de los países donde los Datos Personales sean recolectados.
Protección especial de datos sensibles.
Fondo de Empleados Lafrancol no recolectará ni tratará datos personales ligados exclusivamente a ideologías políticas, afiliación sindical, creencias religiosas, vida sexual, origen étnico y/o datos de salud, salvo autorización expresa del titular o por expresa disposición legal.
Ninguna actividad de Fondo de Empleados Lafrancol, estará condicionada a que el Titular suministre datos personales sensibles, excepto cuando sea imperioso por redundar en beneficio del titular de la información o en razón a que la situación específica así lo requiere.
II. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS
Los titulares de los datos de carácter personal contenidos en Bases de Datos que reposen en los sistemas de información de Fondo de Empleados Lafrancol, tienen los derechos descritos en este acápite en cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en las leyes y Constitución Política Colombiana, la normatividad y estándares internacionales y, en cualquier caso, la normatividad extranjera correspondiente al país donde los Datos Personales sean recolectados.
El ejercicio de estos derechos podrá ser realizado por parte del Titular del Dato Personal, de acuerdo con las disposiciones legales que lo regulen. Para tal fin, el Titular de la Información podrá contactarse con la entidad a través de comunicación escrita dirigida a la siguiente dirección de correo electrónico comunicacionesfe@felafrancol.com ; o documento escrito dirigido a la siguiente dirección Carrera 1 No. 46-84 barrio la alianza a nombre de Fondo de Empleados Lafrancol, en la ciudad de Cali, Colombia.
El ejercicio de los siguientes derechos, constituye una potestad exclusiva del titular del dato, salvo las excepciones consagradas en los regímenes legales mencionados.
Derecho de Acceso.
Este derecho comprende la facultad del Titular del dato de obtener toda la información respecto de sus propios datos personales; sean parciales o completos, del tratamiento aplicado a los mismos, de la finalidad del tratamiento, la ubicación de las bases de datos que contienen sus datos personales y sobre las comunicaciones y/o cesiones realizadas respecto de ellos, sean estas autorizadas o no.
El acceso a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento se garantiza de forma gratuita una vez al mes o cada vez que existan modificaciones sustanciales a estas políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, la entidad podrá cobrar al titular los gastos de envió, reproducción y, en su caso, certificación de documentos.
Derecho de Actualización.
Este derecho comprende la facultad del Titular del dato de actualizar sus datos personales cuando estos hayan tenido alguna variación.
Derecho de Rectificación.
Este derecho comprende la facultad del titular del dato de solicitar la modificación de los datos que resulten ser inexactos, incompletos o inexistentes.
Derecho de Cancelación.
Este derecho comprende la facultad del Titular del dato de cancelar sus datos personales o suprimirlos cuando sean excesivos, no pertinentes, o el tratamiento sea contrario a la normatividad aplicable al contexto específico (salvo en aquellos casos contemplados como excepciones legales), o cuando se mantengan debido a la existencia de una relación contractual o comercial.
Derecho a la Revocatoria del Consentimiento.
El Titular de los datos personales tiene el derecho de revocar el consentimiento o la Autorización que habilita a Fondo de Empleados Lafrancol para un Tratamiento con determinada finalidad, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones legales consagradas en las normas determinadas para el caso, o que sea necesario en un marco contractual específico.
Derecho de Oposición.
Este derecho comprende la facultad del Titular del dato de oponerse al Tratamiento de sus datos personales, salvo los casos en que tal derecho no proceda por disposición legal o por vulneración intereses generales superiores al interés particular; según las leyes del país específico para estas circunstancias particulares. Fondo de Empleados Lafrancol, con base en los legítimos derechos que argumente el Titular del Dato Personal, hará un juicio de proporcionalidad o ponderación con el fin de determinar la preeminencia o no del derecho particular del titular del dato sobre otros derechos.
Derecho a presentar Quejas y Reclamos o a ejercer Acciones.
El Titular del Dato Personal tiene derecho a presentar ante Fondo de Empleados Lafrancol consultas y reclamos de conformidad con las leyes que los reglamentan y quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio; para el caso colombiano, o la entidad que fuera competente para conocer la queja en cuestión, en el país donde la misma se presente. Fondo de Empleados Lafrancol dará respuesta a los requerimientos que realicen las autoridades competentes en relación con estos derechos de los titulares de los datos personales.
Derecho a otorgar Autorización para el tratamiento de datos.
En desarrollo del principio del consentimiento informado, el Titular del dato tiene derecho a otorgar su Autorización, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, para tratar sus datos personales en Fondo de Empleados Lafrancol
De manera excepcional, esta Autorización no será requerida en los siguientes casos:
▪ Cuando la información sea requerida o deba ser entregada a una entidad pública o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales, o por orden judicial. Lo anterior, de conformidad con la normatividad del país donde sean recolectados los datos.
▪ Cuando se trate de datos de naturaleza pública.
▪ En casos de emergencia médica o sanitaria.
▪ Cuando sea tratamiento de información autorizado para fines históricos, estadísticos o científicos.
▪ Cuando se trate de datos personales relacionados con el Registro Civil de las personas, según como opere dicho Registro en el territorio determinado.
En estos casos, si bien no se requiere de la Autorización del Titular, si tendrán aplicación los demás principios y disposiciones aquí propuestas.
III. POLÍTICA GENERAL
Para la protección de datos personales y el tratamiento de estos, como objetivo general del Fondo de Empleados Lafrancol está el asegurar la confidencialidad, integridad, libertad, veracidad, transparencia y disponibilidad de la información y bases de datos de sus accionistas, proveedores, postulantes, empleados y exempleados; garantizando disponibilidad de la infraestructura tecnológica para el tratamiento de los datos personales recolectados para fines legales, contractuales y comerciales.
Para tal efecto, Fondo de Empleados Lafrancol se compromete a cumplir con las normas vigentes en el territorio específico donde se recolecten los datos, así como la actuación conforme a los estándares internacionales que gobiernan el tema, buscando siempre mecanismos efectivos para la protección de los derechos de los titulares de los datos personales a los cuales les dé Tratamiento y gestionará y desarrollará medidas que contengan condiciones de seguridad adecuadas para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso fraudulento sobre la información.
En la Autorización de Tratamiento de Datos que en cada caso se solicite, se indicará que los mismos pueden ser transferidos a entidades que cumplirán la función de encargados en los términos establecidos en cada normatividad o principio internacional específico. Para el caso colombiano, en los términos de la Ley 1581 de 2012. Los Encargados de administración de Bases de Datos de Fondo de Empleados Lafrancol, deberán acogerse Íntegramente a la presente Política de Protección de Datos.
POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
Las operaciones que constituyen tratamiento de datos personales por parte de Fondo de Empleados Lafrancol, en calidad de Responsable o Encargado del mismo, se regirán por los siguientes parámetros.
1. Datos Personales relacionados con la Gestión del Recurso Humano.
Existirán bases de datos independientes para el tratamiento de datos personales, antes, durante y después de la relación laboral.
1.1. Tratamiento de datos antes de la relación contractual.
Fondo de Empleados Lafrancol informará, de manera anticipada, a las personas interesadas en participar en un proceso de selección, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección.
Cuando Fondo de Empleados Lafrancol contrate a terceros para que adelanten o apoyen los procesos de selección, en los respectivos contratos establecerá que los datos personales recolectados deberán ser tratados dando cumplimiento a la presente Política de Protección de Datos.
La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes de Fondo de Empleados Lafrancol y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la información relacionada con su participación en el mismo; por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido.
1.2. Tratamiento de datos durante la relación contractual.
Fondo de Empleados Lafrancol almacenará los datos personales obtenidos durante el proceso de selección de los empleados en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos. Esta carpeta física o digital solo será accedida y tratada por el Área de Gestión Humana y Administrativa y con la finalidad de administrar la relación contractual entre Fondo de Empleados Lafrancol y el empleado.
El uso de la información de los empleados para fines diferentes a los establecidos en el contrato de trabajo y las autorizaciones que se firmen para el efecto está prohibido en Fondo de Empleados Lafrancol. El uso diferente de los datos e información personal de los empleados solo procederá por orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad. Corresponde a Fondo de Empleados Lafrancol evaluar la competencia y eficacia de la orden de la autoridad competente; ya sea de carácter nacional, internacional o extranjera, con el fin de prevenir una cesión no autorizada de datos personales.
Para efectos del Tratamiento de datos personales sensibles que se recolecten durante la relación laboral se requerirá Autorización expresa del Titular para lo cual se le deberá informar cuales son los Datos Sensibles que serán objeto de tratamiento y la finalidad de este.
Por servicios externos que Fondo de Empleados Lafrancol pueda requerir, en el Tratamiento de datos durante la relación contractual, podrá ser necesaria la cesión o transferencia de dichos datos a un tercero, con el fin de que este sea el encargado de la administración del tratamiento. Para este caso, en la Autorización expresa del empleado autorizando el tratamiento, se incluirá la autorización para transferencia de datos.
1.3. Tratamiento de datos después de terminada la relación contractual.
Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, Fondo de Empleados Lafrancol procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral, en un archivo central, sometiendo tal información a medidas y niveles de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que la información laboral pueda contener Datos Sensibles.
Los datos personales de los exempleados se conservan exclusivamente para el cumplimiento de las siguientes finalidades:
i. Dar cumplimiento a la ley que corresponda según el caso y a los principios internacionales o las órdenes de autoridades judiciales, administrativas o entidades privadas en ejercicio de servicios públicos
ii. Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la compañía iii. Fines estadísticos o históricos
2. Tratamiento de datos personales de Accionistas.
Los datos e información personal de las personas naturales que llegaren a tener la condición de accionista de Fondo de Empleados Lafrancol, se considerará información reservada, pues la misma está registrada en los libros de comercio y tiene el carácter de reserva por disposición legal en Colombia; centro operacional de la compañía. No obstante, la información será revelada en los casos establecidos por las normas que regulan el mercado público de valores.
En consecuencia, el acceso a tal información personal se realizará conforme a lo establecido en el Código de Comercio colombiano.
Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de los accionistas son las siguientes:
i. Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de accionista.
ii. Envío de invitaciones a eventos programados por la compañía.
iii. Emisión de certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la sociedad.
iv. Las demás establecidas en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios accionistas.
3. Tratamiento de datos personales de Proveedores.
Fondo de Empleados Lafrancol solo recabará de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. Cuando se le exija a Fondo de Empleados Lafrancol por naturaleza jurídica la divulgación de datos del proveedor persona natural como consecuencia de un proceso de contratación en un territorio determinado, esta se efectuará con las previsiones que den cumplimiento a lo dispuesto en la norma que corresponda y que prevengan a terceros sobre la finalidad de la información que se divulga.
Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de proveedores serán:
i. Envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y Poscontractual
ii. Envío de invitaciones a eventos programados por la Compañía o sus vinculadas
iii. Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios proveedores; cuando estas se requieran.
Fondo de Empleados Lafrancol podrá recolectar datos personales de los empleados de sus proveedores cuando por motivos de seguridad deba analizar y evaluar la idoneidad de determinadas personas, atendiendo las características de los servicios que se contraten con el proveedor.
La recolección de los datos personales de empleados de los proveedores por parte de Fondo de Empleados Lafrancol, tendrá como finalidad verificar la idoneidad moral y competencia de los empleados; por tanto, una vez verificado este requisito, Fondo de Empleados Lafrancol devolverá tal información al proveedor, salvo cuando se autorice expresamente su conservación.
Cuando Fondo de Empleados Lafrancol entregue datos personales de cualquier Titular a sus proveedores, estos deberán proteger los datos personales suministrados, conforme lo dispuesto en las normas vigentes. Para tal efecto se incluirá la previsión de auditoría respectiva en el contrato o documento que legitima la entrega de los datos personales. Fondo de Empleados Lafrancol verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad que fundamente la solicitud de acceso a los mismos.
IV. GRABACIONES, FILMACIONES Y COMUNICACIONES
La entidad como parte de su estrategia de comunicación tiene a disposición de sus accionistas, clientes y usuarios la página web de la entidad y diversas formas de realizar el contacto, como lo son comunicaciones escritas, contacto telefónico, presentación de boletines y comunicados.
En unas y otras podrán ser publicadas imágenes, referencias, artículos o comunicaciones de los empleados de la entidad, sus clientes o los asistentes a los eventos organizados o patrocinados por Fondo de Empleados Lafrancol.
Tal información y datos de ninguna manera serán utilizados o compartidos con terceros para fines comerciales o actividades diferentes a la de dar a conocer las actividades y servicios de Fondo de Empleados Lafrancol o sus vinculadas. La entidad se compromete a revisar cuidadosamente la información que será publicada de cualquier forma, de tal manera que de
ninguna forma se atente contra la dignidad, intimidad o buen nombre de alguna de las personas que podrán aparecer en sus comunicaciones.
La entrega de información por parte de los titulares en cualquier forma, no transmite a la entidad la propiedad intelectual o los derechos morales sobre la misma. Los derechos de propiedad intelectual seguirán siendo del titular.
Igualmente, la cesión de derechos de imágenes, fotografías o videos captadas y/o filmadas en el ámbito de la relación laboral y/o profesional con Fondo de Empleados Lafrancol, y en general los demás datos personales compartidos, a través de cualquier medio de difusión y comunicación no trae consigo derechos de recibir compensación ni reconocimiento alguno de cualquier tipo, puesto que la autorización y cesión de derechos se efectúan de forma gratuita.
V. DATOS DE MENORES
La entidad no realiza en ninguna de sus actividades el tratamiento de datos personales de menores de edad. No obstante, en caso de que por cualquier circunstancia se llegue a requerir realizar el tratamiento de la información se tendrá en cuenta su interés prevalente y de ninguna manera se efectuará sin contar previamente con la autorización por parte de sus representantes legales.
VI. MODIFICACIONES A LAS POLITICAS
La Compañía se reserva el derecho de modificar la política de Protección de Datos Personales en cualquier momento. Toda modificación se comunicará de forma oportuna a los Titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de su página web con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia. En caso de no estar de acuerdo por razones válidas y que se constituyan en una justa causa con las nuevas políticas de manejo de la información personal, los titulares de la información o sus representantes podrán solicitar a la entidad el retiro de su información a través de los canales indicados anteriormente, sin embargo, no se podrá solicitar el retiro de los datos mientras se mantenga un vínculo de cualquier orden con la entidad.
VII. LEY, JURISDICCION Y VIGENCIA
Toda interpretación, actuación judicial o administrativa derivada del Tratamiento de los datos personales que conforman las bases de datos de la entidad y la presente política estará sujeta a las normas de protección personal establecidas en la República de Colombia, a los principios internacionales correspondientes y a las leyes extranjeras, cuando Fondo de Empleados Lafrancol realice actividades de Tratamiento de Datos Personales en un determinado País. Por otra parte, en general, la información de nuestras Bases de Datos permanecerá siendo tratada mientras se mantenga una relación legal o contractual con el Titular de la información. En todo caso, la información no será objeto de Tratamiento por un período superior de veinte (20) años contados a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información, sin perjuicio de que, en cualquier caso, se mantenga de ser necesario cumplir con gestiones de carácter estadístico, histórico o cualquier obligación de carácter legal.
Fecha de publicación y entrada en vigencia: 1 de octubre de 2014
Anexo No. 1 “Definiciones”
Área de Gestión Humana y Administrativa:
Área encargada de gestionar los procesos humanos y administrativos y de la Compañía.
Autorización:
Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Aviso de Privacidad:
Documento generado por el responsable, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales en caso de no poder poner a su disposición la política de privacidad.
En general Fondo de Empleados Lafrancol tiene a disposición de todos sus empleados, clientes, accionistas, usuarios y en general titulares de los datos personales su política de Datos Personales fácilmente accesible a través de su página web www.felafrancol.com Sin embargo, en caso de ser necesaria la implementación de este aviso para un determinado canal de comunicación, debe contener, al menos la información relativa a la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables y las características del Tratamiento que se pretende dar a los datos.
Base de datos:
Conjunto organizado de datos personales que es objeto de tratamiento, sin importar si estos son estructurados o no.
Compañía:
Fondo de Empleados Lafrancol
Dato personal:
Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados.
Dato privado:
Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular, como es el caso de los datos biométricos y la historia clínica, entre otros. Este tipo de datos no son objeto de tratamiento por parte de Fondo de Empleados Lafrancol, a menos de que se trate de información necesaria para el desarrollo de un proyecto propio de su objeto social o se trate del manejo interno de la información de sus funcionarios, previa autorización por su parte para ello, en caso de ser necesario.
Dato público:
Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley y de la Constitución Política colombiana, o los principios internacionales y leyes extranjeras, según sea el caso. También, todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas.
Los datos de directorio o que son hallados en búsquedas en internet no se pueden considerar públicos y su tratamiento debe estar fundamentado en los principios del manejo de la información personal.
Dato semiprivado:
Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar, no solo a su titular, sino a cierto sector o grupo de personas, o a la sociedad en general, como lo es el relativo al cumplimiento de las obligaciones consignado en las centrales de riesgo crediticio.
Datos Sensibles:
Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los
derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud y la vida sexual.
Este tipo de datos podrán ser objeto de tratamiento por parte de Fondo de Empleados Lafrancol, previa autorización de sus funcionarios, clientes o accionistas para ello.
Encargado del Tratamiento:
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
Fraude Externo:
Actos, realizados por una persona externa a la entidad, que buscan defraudar, apropiarse indebidamente de activos o información de la misma para beneficio propio o de un tercero, o incumplir normas o leyes.
Fraude Interno:
Actos que de forma intencionada buscan defraudar o apropiarse indebidamente de activos de la entidad, información confidencial, información propia de Fondo de Empleados Lafrancol o incumplir normas o leyes, en los que está implicado, al menos, un funcionario de la entidad con beneficio propio o de un tercero.
Registro Nacional de Bases de datos:
Para Colombia, el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento en el territorio colombiano. Las bases de datos que se encuentren fuera del territorio colombiano serán objeto de registro a través de la entidad o sistema que haga sus veces en el país determinado.
Responsable del tratamiento:
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Superintendencia de Industria y Comercio:
Para el caso colombiano es la autoridad nacional en materia de protección de datos personales, a través de la Delegatura de Protección de Datos Personales.
Titular de la información:
Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
Transferencia:
Cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia o en cualquier parte del mundo, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento.
Trasmisión:
Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por parte del Encargado por cuenta del responsable.
Tratamiento:
Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
